Treinar ou não Treinar, eis a questão.

Sempre que nos preparamos para um novo projeto em sistemas de informação nos deparamos com um grande ponto de interrogação.

E os treinamentos?

Não se engane, treinar um novo sistema é uma tarefa tão importante e complexa quanto desenvolver, parametrizar ou ainda descrever bons processos a serem utilizado. Merece toda a atenção de um gerente de projeto.

Com frequência iremos nos deparar com usuários que não acham o treinamento necessário, ou ainda com integrantes da equipe que não gostam desta tarefa. Estas dificuldades só aumentam a responsabilidade e a gerencia da qualidade desta atividade.

Nos projetos que conduzo tenho "forçado" o desenvolvimento do manual de processos como uma das "milestones" necessárias a serem validadas, mas tenho que admitir que algumas vezes me falta bons argumentos para validar com o patrocinador a necessidade de tirar os usuários de suas atividades diárias para desenvolver estes manuais.

Você estranhou eu dizer "convencer o patrocinador" na frase acima? Mas pode acreditar, escrevi desta forma propositalmente:

Dica do Daniel : Não gaste toda sua energia em convencer os usuários sobre a importância de fazer manuais. Isso é trabalhoso e ninguém gosta de fazer.

Ao invés disso tenha bons argumentos para convencer o patrocinador do seu projeto.

Depois garanta em fornecer ao seu patrocinador todas as ferramentas e dicas possíveis para que ele possa "cobrar" esta entrega do projeto.

Ok, até aqui tudo bem, mas que argumentos podemos utilizar para convencer o cliente a assumir esta "árdua" tarefa?

Existem os motivos óbvios: Melhor controle sobre o escopo, possibilidade de normatizar processos e a famosa substituição de usuários.

Mas também existem outros argumentos bem positivos que você pode utilizar, e que farão com que o seu patrocinador e seu cliente levem a sério esta tarefa.

Você sabia que:

- Em média somente 20% das pessoas acertam uma tarefa na primeira vez que tentam?

- 80 % das pessoas treinadas em alguma tarefa diferente do seu dia a dia irão falhar, ou ainda esquecer algum detalhe importante.

- Um grande percentual não irá fazer nada de diferente;

- Somente 20% da população tem condição de aprender algo novo somente com instruções;

- As pessoas não gostam de ser consideradas iniciantes, a resistência a praticar algo novo acarreta em retrabalho.

- 80 % das pessoas esquece a metade de qualquer novo aprendizado em menos de uma semana, caso não pratiquem.

Convencido? Tenho certeza que neste ponto do texto você já imaginou a famosa cena em que o usuário esta completamente congelado em frente a aquela tela do sistema, que apesar dele ter sido treinado várias vezes, no primeiro dia de uso do sistema parece que esta vendo pela primeira vez.

E não adiante, em maior ou menor grau esta cena será inevitável nos seus projetos. Os manuais, os testes, as simulações e os treinamentos ajudarão muito, mas não se esqueça, Jogo é jogo, treino é treino.

OK, mas como gerentes de projetos não podemos deixar os treinamentos menos traumáticos e mais efetivos?

A dica é práticar e aplicar algumas dicas descritas pelo Sr. Albert Bernstein no livro 101 soluções para sobreviver no Mundo corporativo.

São elas:

- Seja esperto, em vez de agir como esperto: Estude e conheça as pessoas com quem irá se relacionar , fale a língua delas. Por mais que o seus termos em inglês ou ainda o "tecnies" pareçam impressionar, na verdade estão criando uma barreira quase intransponível para as pessoas, afinal quase tudo que é importante, e que precisa ser aprendido pode ser dito de forma que todos possam entender.

- Antes de começar, descubra aonde estão: Evite longas explicações sobre o que as pessoas já sabem. A melhor forma e conhecer as pessoas que serão treinadas.

- Quer conhecer as pessoas com quem irá se relacionar? : Ouça com atenção as perguntas delas, antes de formular as suas.

- Varie suas técnicas: Algumas pessoas aprendem através da escuta, algumas através de recursos visuais, outras atráves de leitura e algumas irão aprender somente com prática.

- Saiba sobre o que esta tentando ensinar: Não acredite naquele ditado que diz : "quem sabe faz, quem não sabe ensina". Você será testado e se o seu conhecimento cair em descrédito, voltar a buscar a confiança dará muito trabalho.

- Ensine comportamento, Não atitude: Não seja arrogante a ponto de não pedir a opinião sobre a condução do seu treinamento, mas tenha uma metodologia clara, que fará que todos saibam o que, e como deverão ser treinados.

- Demonstre : Mostrar as vezes é melhor que falar. Falar e mostrar funciona ainda melhor;

- Pratique: De a chance das pessoas realmente realmente fazer o que estão sendo treinadas e acredite em mim, por mais que você tenha praticado muito, ao final do projeto sempre vai aparecer alguém para dizer "-Não houve tempo para a prática". Quer correr o risco de não praticar nada?

- Faça perguntas: Nunca se sabe o que as pessoas estão levando consigo se não perguntar.

- Revise: Eu escrevi logo acima que a maioria das pessoas esquece metade de qualquer novo aprendizado em menos de uma semana se não praticar. Esteja preparado para revisar, e não para re-trabalhar.