Acabou, e agora? Lições Aprendidas.

Olá, após um tempo de recesso cá estou eu novamente.

O assunto hoje é lições aprendidas, esta verdadeira unanimidade entre os GP´s.

Unanimidade por que não conheço um Gerente de projeto que não brade aos 4 ventos a importância deste processo, mas que na prática são tão raros quanto os títulos recentes do meu time de futebol.

As abordagens sobre como este tipo de encontro deve ser conduzido são muitas. Uma que eu particularmente gosto é a de perguntar o que faríamos de diferente se tivéssemos a chance de começar o projeto de novo, sabendo o que se sabe hoje.

Preparem-se, as piadas são inevitáveis, e acredite, ajudam.

- Sorria, incentive o momento, até por que espero que o projeto tenha sido encerrado com relativo sucesso, porém não perca o foco.

Não vai demorar até que os esqueletos comecem a sair do armário e uma série de situações venham a tona. É bem provável que alguns "Cristos" prontamente sejam oferecidos em sacrifício a alguma divindade. Mas se você se esforçou para manter a equipe coesa até o fim do projeto não tem porque não transformar ela em um encontro positivo.

Segue abaixo algumas dicas “bem particulares” para transformar a reunião de encerramento em algo realmente valido:

1 - Comece a montar a pauta antes da reunião. Faça isso revisando os e-mail´s trocados com a equipe durante o projeto, reveja a lista de riscos e as atas de reunião, puxe da memória até mesmo aquelas conversas que teve durante o café.
2 - Crie um ambiente propicio para esta reunião. Pelo menos para aqueles projetos importantes.
3- Tenha em mãos um check-list. Ele não precisa ser seguido à risca, mas dará um aspecto organizado a reunião e o ajudará a manter o foco.
4 - Faça as suas anotações neste check-list.
5 - Não tem um check-list? Crie um.
Por mais que um brainstorm parece ser uma grande idéia, você não quer a esta altura transformar este encontro em uma caça as bruxas.
6 – Por mais que seja tentador. Não comece logo por você a caça as bruxas.
7 – Melhor ainda. Não faça caça as bruxas.
8 - Comece o seu check-list e a reunião com assuntos mais amenos, e nem por isso menos importantes. “ - Como a equipe sentiu a comunicação do projeto sendo realizada” é um bom tópico inicial.
9 - Esteja preparado, para aceitar críticas,
10 -Melhor ainda, esteja preparado para começar a reunião fazendo uma auto-crítica do seu trabalho como GP.
11 – Passar a equipe informações compiladas sobre o projeto é ótimo, principalmente em equipes maiores. “boas" visões que o cliente obteve com o projeto, ou ainda a prospecção de um novo cliente graças ao sucesso deste projeto podem manter a reunião nos trilhos da produtividade.
12 - Não fuja dos assuntos assustadores, mas fique atento para não deixar este assunto dominar a pauta.
13 – Se um assunto difícil e específico do projeto dominar mais da metade da reunião, há grande chances de você ter feito uma reunião inútil.

Dá até para se dizer que fazer lições aprendidas é uma tarefa relativamente fácil, principalmente quando você perceber que não se inicia a "reunião" de lições aprendidas somente no fim do projeto ou fase, mas sim no dia-a-dia do projeto e do gerenciamento.

A reunião acabou, e agora cada um vai pro seu lado e o check-list para a pasta do projeto. Certo?

Muito errado. O verdadeiro trabalho do Gerente de projetos neste processo se inicia aqui. O PMI nos orienta que uma das principais atribuições esperadas de um GP é a capacidade de implementar melhorias contínuas no processo.

Neste contexto as reuniões de lições aprendidas podem se tornar um dos principais combustíveis para a implementação destas melhorias.

Um bom exemplo disso é a metodologia. Sim, esta mesmo, afinal a metodologia é uma excelente ferramenta que você, gerente de projeto, possa perpetuar os acréscimos de qualidade sugeridos pelas lições aprendidas de projetos anteriores.

Acabou? Quase.... Agora só falta você dar aquele bom “feedback” a equipe, dizendo como a reunião foi importante e como aquele comentário na reunião gerou um efeito positivo na forma como os novos trabalhos serão conduzidos.

Agora sim... Próximo projeto, por favor?